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雖然數字化日漸普及，許多數據仍以紙本形式存在，長期累積數量可觀，塞在柜子、檔案夾、購物袋里，或直接堆在地上。華盛頓郵報19日報導，整理混亂的大批數據時，切記十種文檔與證明必須妥善保管，避免遺失或損壞，否則申請補發恐怕相當困難。

十種必須永久保存的證件包括：

出生證明與領養文檔

死亡證明

結婚證書與離婚證明

社會安全卡(Social Security card)：雖然號碼已經倒背如流，有些時候還是需要出示紙本證件。

退役證明等軍方紀錄：榮譽退役可享喪葬福利。

貸款還清證明(loan payoff statement)：貸款被轉售給其他金融機構時，握有數據可以避免糾紛。

年底薪資單(year-end pay stubs)：萬一公司倒閉，日后有需要時必須取得薪資紀錄，恐怕申請無門。

先前工作的退休金或退休俸紀錄

房地產文檔

喪禮紀錄：禮儀公司代發的網絡訃文通常較為簡略，保留原版紀錄可協助遺產規劃。

視實際情況必須保留的數據則包括：

保留原版貸款文檔，直到貸款全數還清為止。

汽車所有權狀(vehicle title)

大筆金額消費收據：電視、電腦等較高金額消費，收據應該保存，以防萬一因為火災或竊盜而需要申請保險理賠。為求慎重可以保留原始收據，并且將收據掃瞄存盤。

居家修繕開銷單據

投資單據

保存三年至七年即可的數據：

報稅數據：國稅局(IRS)發言人史密斯(Eric Smith)說，稅表通常保留三年，若有債務或證券虧損則保留七年；不過，將來申請社安金時如果需要厘清收入狀況，長年保留的報稅紀錄就能派上用場。

醫療帳單

保存一年即可的數據：

信用卡月結單(credit card statements)

不必保存到一年的數據：

自動提款機(ATM)收據、零售商店收據：一旦收到月結單(statements)之后，這些收據就可以銷毀。